¿Cuánto cuesta imprimir en una empresa?
Qué componentes forman el costo real de imprimir en una empresa —equipo, consumibles, mantenimiento, soporte y tiempo del personal— y cómo calcularlo.
Por Office Automation ·
Muchas empresas creen que imprimir cuesta lo que pagaron por la impresora y el tóner. En realidad, el costo de impresión se reparte en varios conceptos que casi nunca se suman en un mismo lugar. No existe una cifra única: depende del volumen, del tipo de impresión y de cómo se administran los equipos.
Los componentes del costo de impresión
1. El equipo
El precio de compra (o la renta) de impresoras y multifuncionales, y su depreciación con el tiempo.
2. Consumibles
Tóner, unidades de imagen y otras piezas de desgaste. Suele ser el gasto que más crece sin control.
3. Mantenimiento y reparaciones
Servicios preventivos, reparaciones de emergencia y refacciones.
4. Papel y energía
Costos operativos que aumentan con el volumen impreso.
5. Tiempo del personal
El costo oculto: horas que alguien dedica a pedir tóner, destrabar hojas o esperar a un técnico, y el trabajo que se detiene cuando un equipo no funciona.
Cómo calcularlo en tu empresa
- Reúne lo gastado en el último año en equipos, consumibles, reparaciones y papel.
- Estima cuántas páginas imprimió la empresa en ese periodo (muchos equipos lo registran).
- Divide el gasto total entre las páginas: obtendrás tu costo por página.
Cómo hacerlo previsible
Con un servicio administrado de impresión, equipo, consumibles, mantenimiento y soporte quedan dentro de un mismo servicio, y el gasto deja de llegar en compras sueltas. Si quiere conocer el costo para su caso, solicite una cotización a Office Automation.