Aviso de Privacidad Integral

Office Automation

Última actualización: 8 de octubre de 2026

1. ¿Quién es responsable de sus datos personales?

OFFICE AUTOMATION S.A. DE C.V. (en adelante, "Office Automation"), con domicilio en Blvd. de las Naciones 79, Col. Valle Dorado, Tlalnepantla de Baz, Estado de México, C.P. 54020, es responsable del tratamiento de sus datos personales conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (la "Ley") y su Reglamento.

Contacto para temas de privacidad: bernardo.romero@officeautomation.com.mx

2. ¿Qué datos personales tratamos?

Según la relación que tenga con nosotros, podemos tratar las siguientes categorías de datos:

1. Identificación y contacto: nombre, empresa en la que trabaja, cargo, correo electrónico, teléfono fijo y celular (incluido WhatsApp) y domicilio de la empresa.
2. Datos de la empresa y del servicio: giro, número de empleados, número y tipo de equipos, volumen de impresión, proveedor actual y condiciones del servicio que usted decida compartirnos.
3. Datos fiscales y de facturación (solo clientes): razón social, RFC, régimen fiscal, domicilio fiscal y correo de facturación.
4. Datos patrimoniales o financieros (solo clientes y cuando sea necesario para el contrato): datos bancarios para cobros o reembolsos, referencias comerciales y documentación de la empresa (acta constitutiva, poder del representante legal, comprobante de domicilio e identificación del representante).
5. Datos de navegación: cuando visita nuestro sitio, datos técnicos como dirección IP, tipo de navegador y páginas visitadas (ver sección 9).

No tratamos datos personales sensibles.

Para tratar los datos patrimoniales o financieros del inciso d) le pediremos su consentimiento expreso, que se otorga con la firma del contrato o de la solicitud de servicio correspondiente.

3. ¿Cómo obtenemos sus datos?

• Directamente de usted: cuando nos llama o escribe por WhatsApp o correo, llena el formulario de nuestro sitio web, nos visita o firma un contrato.
• De forma indirecta: de fuentes de acceso público, como el Directorio Estadístico Nacional de Unidades Económicas (DENUE) del INEGI, sitios web corporativos y directorios empresariales, así como de referencias de terceros. En este caso, usamos únicamente datos de contacto empresarial y le damos a conocer este aviso en la primera comunicación que le enviamos.

4. ¿Para qué usamos sus datos?

Finalidades primarias (necesarias para la relación con usted):

1. Responder a sus solicitudes de información, cotizaciones y diagnósticos de impresión o cómputo.
2. Elaborar y dar seguimiento a propuestas comerciales.
3. Celebrar, administrar y cumplir contratos de renta, venta, mantenimiento y soporte de equipos de impresión y cómputo, refacciones y consumibles.
4. Instalar, monitorear, dar mantenimiento y reponer equipos y consumibles, y atender reportes de servicio técnico.
5. Facturar, cobrar y cumplir obligaciones fiscales y legales.
6. Atender quejas, aclaraciones y solicitudes de derechos de privacidad.

Finalidades secundarias (no son necesarias para el servicio, pero nos ayudan a atenderle mejor):

1. Enviarle información comercial, promociones, novedades y ofertas de equipos nuevos, seminuevos y refacciones por correo electrónico, WhatsApp, teléfono o redes sociales.
2. Contactarle por primera vez para ofrecerle nuestros servicios cuando obtuvimos sus datos de contacto empresarial de fuentes de acceso público.
3. Realizar encuestas de satisfacción y estudios de mercado.
4. Elaborar estadísticas internas sobre el uso de nuestros servicios y del sitio web.

Si no desea que sus datos se usen para alguna finalidad secundaria, puede indicárnoslo en cualquier momento: responda "baja" a cualquiera de nuestros correos o escriba a bernardo.romero@officeautomation.com.mx. Negarse a las finalidades secundarias no afecta los servicios que tenga contratados con nosotros.

5. ¿Con quién compartimos sus datos?

No vendemos ni rentamos sus datos personales.

Podemos compartir sus datos con proveedores que nos prestan servicios (por ejemplo, alojamiento web, correo electrónico, plataformas de envío de correos, CRM, mensajería y servicios técnicos o de logística). Estos proveedores actúan como encargados: tratan los datos solo por cuenta nuestra, conforme a nuestras instrucciones y con obligaciones de confidencialidad. Algunos de ellos pueden alojar información fuera de México.

Únicamente transferiremos sus datos a terceros sin su consentimiento en los casos que permite la Ley, por ejemplo:

• A autoridades competentes, cuando lo exija una ley o un requerimiento legal.
• A fabricantes o distribuidores autorizados de los equipos (como Konica Minolta, Kyocera, Lenovo o HP), cuando sea necesario para hacer válidas garantías o dar soporte técnico al equipo contratado.
• A empresas de nuestro mismo grupo, si las hubiera, que operan bajo las mismas políticas de privacidad.

6. ¿Cómo puede ejercer sus derechos ARCO?

Usted tiene derecho a conocer qué datos suyos tenemos y para qué los usamos (Acceso); a pedir que los corrijamos si son inexactos o están incompletos (Rectificación); a solicitar que los eliminemos de nuestros registros (Cancelación), y a oponerse a su uso para fines específicos (Oposición).

Para ejercerlos, envíe una solicitud a bernardo.romero@officeautomation.com.mx con:

• Su nombre y un medio para comunicarle la respuesta (correo electrónico).
• Copia de su identificación oficial o, si actúa en representación de otra persona, el documento que acredite la representación.
• La descripción clara del derecho que desea ejercer y de los datos a los que se refiere.
• En caso de rectificación, la corrección que solicita y, si aplica, el documento que la respalde.

Le responderemos en un plazo máximo de 20 días hábiles desde que recibamos su solicitud completa. Si resulta procedente, la haremos efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha de nuestra respuesta. Estos plazos pueden ampliarse una sola vez por un periodo igual cuando las circunstancias lo justifiquen, y se lo informaremos.

7. ¿Cómo puede revocar su consentimiento?

Puede revocar en cualquier momento el consentimiento que nos haya otorgado, por el mismo medio y con los mismos requisitos de la sección 6. Tenga en cuenta que, si la revocación afecta datos necesarios para un contrato vigente, es posible que no podamos seguir prestándole el servicio, o que debamos conservar ciertos datos para cumplir obligaciones legales.

8. ¿Cómo puede limitar el uso de sus datos?

Además de los derechos anteriores, puede pedirnos en cualquier momento dejar de recibir comunicaciones comerciales:

• Correo: responda "baja" a cualquier correo nuestro.
• WhatsApp o teléfono: díganos que no desea recibir más mensajes.
• Escribiendo a bernardo.romero@officeautomation.com.mx.

Le incluiremos en nuestra lista interna de exclusión y no volveremos a contactarle con fines comerciales. También puede inscribirse en el Registro Público para Evitar Publicidad (REPEP) de la PROFECO.

9. Uso de cookies y tecnologías similares

Nuestro sitio web puede usar cookies y tecnologías similares para que funcione correctamente, recordar sus preferencias y obtener estadísticas de visitas. Los datos que se recaban son: dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, páginas consultadas y tiempo de navegación. Puede desactivar las cookies desde la configuración de su navegador; algunas funciones del sitio podrían dejar de funcionar correctamente.

10. Conservación y seguridad

Conservamos sus datos solo el tiempo necesario para las finalidades descritas y para cumplir obligaciones legales, fiscales y contractuales. Después, los bloqueamos y eliminamos de forma segura. Aplicamos medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger sus datos contra daño, pérdida, alteración, destrucción, uso, acceso o tratamiento no autorizado.

11. Cambios a este aviso

Podemos modificar este aviso por cambios legales, en nuestros servicios o en nuestras prácticas de privacidad. Publicaremos la versión vigente, con su fecha de actualización, en officeautomation.com.mx/aviso-de-privacidad.

12. Autoridad

Si considera que su derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, puede acudir a la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, autoridad competente en la materia.

Al proporcionarnos sus datos o continuar la relación con nosotros, usted reconoce haber leído y entendido este Aviso de Privacidad.